Art. 94 6 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi dodatkowej informacji wraz ze świadectwem pracy w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Przepis ten wymaga, aby informacja zawierała dane dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 94 pkt 9b lub art. 94 5 § 2 KP. Ponadto, pracownik musi być poinformowany o możliwej dobie odbioru tej dokumentacji po zakończeniu jej przechowywania, która trwa do końca miesiąca kalendarzowego po upływie tego okresu. Wreszcie, art. 94 6 wymaga wskazania, że dokumentacja zostanie zniszczona, jeśli nie zostanie odebrana w określonym terminie. Takie regulacje mają na celu zagwarantowanie ochrony praw pracownika oraz transparentność postępowania pracodawcy w kwestii dokumentacji po ustaniu stosunku pracy.
Przepis ma zastosowanie zawsze, gdy dochodzi do zakończenia stosunku pracy, czyli w przypadku zarówno jego rozwiązania przez którąkolwiek ze stron, jak i wygaśnięcia. Zobowiązuje on pracodawcę do jasnego i kompletnego poinformowania pracownika o prawach związanych z dokumentacją pracowniczą oraz o obowiązkach, jakie spoczywają po jego odejściu. Obowiązek przekazania informacji może być zrealizowany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co dostosowuje normę do współczesnych standardów elektronicznego obiegu dokumentów.
Przykładem zastosowania art. 94 6 KP może być sytuacja, gdy zatrudniony kończy pracę w firmie i otrzymuje świadectwo pracy wraz z informacją o tym, że jego dokumentacja zostanie przechowana przez określony czas, na przykład 10 lat. Informacja ta zawiera również wskazanie terminu, w którym pracownik może odebrać swoją dokumentację oraz ostrzeżenie, że po upływie tego terminu dokumentacja zostanie zniszczona. Dzięki temu pracownik ma jasność co do swoich praw i może np. w terminie skorzystać z pełnego dostępu do dokumentów.
Częstym błędem w stosowaniu art. 94 6 KP jest niedopełnienie obowiązku poinformowania pracownika w sposób kompleksowy lub przekazanie informacji po terminie wydania świadectwa pracy. Niekiedy zdarza się, że pracodawcy ograniczają się tylko do wydania świadectwa pracy bez dołączania wymaganej informacji o sposobie i terminie przechowywania dokumentacji. Ponadto pracodawcy mogą również niejasno formułować informacje dotyczące terminów odbioru dokumentacji, co może prowadzić do zamieszania i problemów w dalszym postępowaniu. Warto pamiętać, że poprawne i pełne spełnienie tego obowiązku jest ważne nie tylko ze względu na przepisy, lecz także dla przejrzystości i ochrony interesów pracownika.
Podsumowując, art. 94 6 KP wprowadza jasne wymogi informacyjne dla pracodawców przy zakończeniu stosunku pracy, zwiększając ochronę danych i dokumentów pracowniczych oraz dając pracownikowi możliwość skorzystania z nich po odejściu z pracy. W kwestii indywidualnej interpretacji przepisu i jego zastosowania w konkretnej sytuacji zawsze warto skonsultować się z prawnikiem.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.