Art. 94⁵.

Art. 94⁵ Kodeksu pracy wprowadza regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej w sytuacji, gdy pracodawca ponownie nawiązuje stosunek pracy z tym samym pracownikiem. Zgodnie z § 1 tego przepisu, jeśli ponowne zatrudnienie następuje w okresie wskazanym w art. 94 pkt 9b KP, pracodawca zobowiązany jest kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji dla tego pracownika. Oznacza to, że nie tworzy się nowej dokumentacji od nowa, lecz używa istniejących już materiałów, co ma znaczenie organizacyjne i prawne. § 2 określa natomiast sposób liczenia okresu przechowywania tej dokumentacji. Przedłużenie przechowywania dokumentów zaczyna swój bieg od końca roku kalendarzowego, w którym ustający stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł, a nie od nowego momentu zatrudnienia. Dzięki temu unika się rozpoczynania okresów przechowywania na nowo, co ma na celu zachowanie ciągłości i kompletności dokumentacji pracowniczej.

Przepis ma zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik zostaje ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę – na przykład po okresie przerwy obejmującej czas dozwolony w art. 94 pkt 9b KP. Sytuacje te obejmują przypadki, gdy zatrudnienie zakończyło się, a następnie po tym okresie następuje ponowne zatrudnienie. Zasada kontynuacji dokumentacji obejmuje wszystkie wymagane przez prawo dane dotyczące pracownika i jego zatrudnienia, zapewniając spójność i zgodność z wymogami prawa pracy oraz ułatwiając administrację kadrową.

Praktyczny przykład zastosowania art. 94⁵ KP może dotyczyć sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony w firmie przez kilka lat, zakończył stosunek pracy pod koniec roku, a po kilku miesiącach w kolejnym roku kalendarzowym został ponownie zatrudniony u tego samego pracodawcy. W takim przypadku dział kadr nie zakłada nowej teczki osobowej, lecz kontynuuje ewidencję w już istniejącej dokumentacji. Okres przechowywania dokumentów liczy się od zakończenia ostatniego stosunku pracy, co jest istotne przy analizie terminów archiwizacji i likwidacji dokumentów.

Często spotykane błędy dotyczą niewłaściwego rozpoczynania okresu przechowywania dokumentacji od momentu ponownego zatrudnienia, co jest sprzeczne z § 2 art. 94⁵ KP. Ponadto niektóre osoby mogą tworzyć nową dokumentację pracowniczą, przez co powstają duplikaty i rozproszenie danych. Ważne jest zachowanie jednej spójnej dokumentacji, która odpowiada wymogom prawa pracy. Pracodawcy powinni również pamiętać o odniesieniu do właściwych przepisów dotyczących okresów przechowywania i nie przedłużać ich ponad wymagany termin.

W przypadku indywidualnej sytuacji związanej z dokumentacją pracowniczą i jej prowadzeniem zgodnie z art. 94⁵ KP, wskazane jest skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, aby zapewnić prawidłowe stosowanie przepisów i uniknąć błędów proceduralnych.