Artykuł 94⁴ Kodeksu pracy precyzuje obowiązki pracodawcy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku, gdy dokumenty te są lub mogą być dowodem w toczącym się postępowaniu. Zgodnie z przepisem, jeśli pracodawca jest stroną postępowania, musi przechowywać tę dokumentację do prawomocnego zakończenia sprawy, jednak nie krócej niż przez okres wskazany w art. 94 pkt 9b. Przepis dodatkowo odsyła do art. 94⁷, który stosuje się odpowiednio, co może dotyczyć szczegółowych zasad przechowywania lub udostępniania dokumentów. W sytuacji, gdy pracodawca dowiaduje się o wniesieniu pozwu lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania dokumentacji ulega przedłużeniu o 12 miesięcy. Po upływie tego czasu pracodawca ma obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów i jednocześnie o planowanym ich zniszczeniu, jeśli pracownik tego nie uczyni w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Forma powiadomienia może być zarówno papierowa, jak i elektroniczna. Wprowadzenie takich regulacji ma na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa dowodowego oraz ochronę praw pracowniczych, a jednocześnie umożliwia zarządzanie zgromadzonymi dokumentami w sposób uporządkowany i zgodny z prawem.
Przepis znajduje zastosowanie przede wszystkim w sytuacjach, gdy toczy się postępowanie sądowe lub inne procesowe działania, w których dokumentacja pracownicza stanowi istotny dowód. Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy zarówno spraw prowadzonych przeciwko pracodawcy, jak i tych, w których działa on jako powód lub strona inna. Istotnym momentem jest moment uzyskania przez pracodawcę informacji o wszczęciu postępowania – od tego czasu biegnie nowy, wydłużony czas przechowywania dokumentów. Przepis chroni interesy stron postępowania oraz zapewnia, że nie dojdzie do przedwczesnego zniszczenia ważnej dokumentacji, co mogłoby utrudnić wyjaśnienie sprawy.
Przykładem praktycznego zastosowania artykułu 94⁴ może być sytuacja, gdy pracownik wnosi pozew o odszkodowanie za naruszenie praw pracowniczych. Pracodawca, jako strona postępowania, musi przez czas trwania sprawy zachować wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia tego pracownika, takie jak umowy o pracę, zaświadczenia, listy obecności czy korespondencję. Gdy pracodawca dowiaduje się o wniesieniu pozwu, przedłuża okres przechowywania dokumentacji o kolejne 12 miesięcy. Po upływie tego czasu ma obowiązek powiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów i o planowanym ich zniszczeniu, jeśli były pracownik ich nie odbierze. Takie działanie zabezpiecza interesy obu stron i zapobiega nieporozumieniom.
Częstym błędem przy stosowaniu tego przepisu jest niejasne rozpoznanie momentu, kiedy należy rozpocząć przedłużony okres przechowywania dokumentacji – istotne jest bowiem, że biegnie on od chwili, gdy pracodawca otrzyma informację o wszczęciu postępowania lub wniesieniu pozwu. Innym problemem jest niedopełnienie obowiązku poinformowania byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów oraz groźbie zniszczenia, co może prowadzić do sporów i zarzutów naruszenia praw. Ponadto, stosowanie art. 94⁷ nie jest zawsze jednoznacznie rozumiane, dlatego należy zwracać uwagę na właściwe przestrzeganie wszystkich powiązanych przepisów. W przypadku indywidualnych wątpliwości dotyczących stosowania art. 94⁴ KP warto skonsultować się z prawnikiem, aby zapewnić pełne zabezpieczenie prawne i formalne.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.