Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
§ 1.Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 946pkt 2.
§ 2.W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.
Art. 94⁷ Kodeksu pracy precyzuje obowiązki pracodawcy dotyczące zniszczenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 1, pracodawca ma obowiązek zniszczyć tę dokumentację w sposób, który uniemożliwia jej odtworzenie. Niszczenie musi nastąpić najpóźniej w terminie 12 miesięcy po upływie okresu, w którym dokumentacja była do odbioru przez byłego pracownika, o czym stanowi art. 94⁶ pkt 2. Przepis ten wprowadza jasne ramy czasowe oraz sposób postępowania w odniesieniu do dokumentacji pracowniczej, chroniąc tym samym dane osobowe i poufność informacji zawartych w tych aktach.
Zgodnie z § 2 art. 94⁷, do czasu zniszczenia dokumentacji pracodawca ma prawo wydać ją byłemu pracownikowi. Oznacza to, że przez cały okres między zakończeniem możliwości odbioru a faktycznym zniszczeniem dokumentów, pracodawca powinien umożliwić dostęp do nich osobom uprawnionym, czyli przede wszystkim byłym pracownikom. Przepis ten podkreśla więc obowiązek ochrony praw byłych pracowników, jednocześnie wskazuje na ograniczenia czasowe dotyczące przechowywania dokumentacji.
Typowym przykładem zastosowania tego przepisu może być sytuacja, gdy pracownik odchodzi z firmy i odbiera swoje dokumenty pracownicze. Po upływie terminu przewidzianego na odbiór, dokumentacja nadal pozostaje w firmie przez okres do 12 miesięcy. Pracodawca w tym czasie może zostać poproszony o udostępnienie dokumentów przez byłego pracownika, a po upływie tego terminu ma obowiązek dokumenty trwałe zniszczyć, zapewniając, że nie będzie możliwe odtworzenie ich zawartości. Na przykład, pracodawca może zastosować niszczenie przez shreddowanie lub inny sposób techniczny gwarantujący trwałe zniszczenie.
Często popełnianym błędem jest brak zachowania odpowiednich terminów lub niewłaściwy sposób niszczenia dokumentacji, co może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Innym problemem jest zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji, zanim upłyną terminy na odbiór lub przed zakończeniem 12-miesięcznego okresu przechowywania. Ważne jest także, aby pracodawca właściwie dokumentował cały proces wydania i niszczenia dokumentów, aby w razie potrzeby móc wykazać swoją zgodność z przepisami. Artykuł 94⁷ KP stanowi więc ważny element regulacji dotyczących odpowiedzialności pracodawcy za dokumentację pracowniczą.
W każdej indywidualnej sytuacji związanej z dokumentacją pracowniczą warto skonsultować się z prawnikiem, by prawidłowo wykonać obowiązki nałożone przez art. 94⁷ KP i zapewnić ochronę praw pracownika oraz pracodawcy.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.
Pracodawca musi zniszczyć dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór dokumentów przez byłego pracownika.
Dokumentacja musi być zniszczona w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie, na przykład przez rozdrobnienie papieru lub trwałe usunięcie danych.
Tak, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi do czasu jej zniszczenia, czyli w czasie określonym w przepisach.
Wcześniejsze zniszczenie dokumentacji może naruszać przepisy i uniemożliwić byłemu pracownikowi dostęp do jego danych, co jest niedozwolone.
Tak, dokumentacja powinna być przechowywana do upływu terminu na odbiór oraz przez kolejny okres 12 miesięcy przed jej zniszczeniem.
Powiadomimy Cię, gdy pojawią się nowe orzeczenia lub nowelizacje.
Skorzystaj z naszego asystenta AI, który wyjaśni Ci ten przepis prostym językiem.
Zapytaj AI