Art. 94(12) Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek określonych osób. Wniosek ten może dotyczyć zarówno dokumentacji obsługującej aktualnego pracownika, jak i byłego pracownika. Ponadto, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, uprawnionymi do złożenia takiego wniosku są osoby wskazane w art. 94(9) § 3 Kodeksu pracy. Wniosek może być złożony w dowolnej formie - papierowej lub elektronicznej, co odpowiada współczesnym standardom komunikacji i ułatwia dochodzenie przysługujących praw.
Przepis z art. 94(12) ma zastosowanie w sytuacjach, gdy pracownik lub była osoba zatrudniona potrzebuje uzyskać dostęp do danych dokumentów związanych ze swoim zatrudnieniem, np. w celu potwierdzenia okresów zatrudnienia czy warunków pracy. W przypadku osoby zmarłej, uprawnione osoby, takie jak spadkobiercy czy członkowie rodziny, mogą otrzymać dokumentację w celu dochodzenia praw związanych z zatrudnieniem zmarłego lub realizacji roszczeń. Wniosek musi zostać jasno złożony, a pracodawca nie ma prawa odmówić jego realizacji jeśli wniosek spełnia ustawowe wymogi.
Przykładowo, pracownik przygotowujący się do przejścia na emeryturę zwraca się do pracodawcy z prośbą o kopię dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia i wymiaru wynagrodzeń, aby prawidłowo zgromadzić dokumenty do ZUS. W innym przypadku, wdowa po zmarłym pracowniku zgłasza się z wnioskiem o wydanie dokumentacji w celu ustalenia prawa do świadczeń po zmarłym. W obu sytuacjach pracodawca powinien szybko i rzetelnie wydać kopię dokumentów w odpowiedniej formie.
Często pojawiające się nieporozumienia dotyczą formy złożenia wniosku i zakresu dokumentów do wydania. Pracodawcy czasem błędnie wymagają, by wniosek był wyłącznie pisemny i nie przyjmują wersji elektronicznej, mimo że przepis na to pozwala. Również może dochodzić do sporów o to, czy wniosek obejmuje całość dokumentacji czy tylko jej część, co może być niejasne dla osób wnioskujących. Art. 94(12) pozwala na wydanie części dokumentacji, co niekiedy jest pomijane w praktyce. Niezrozumienie tych kwestii lub opóźnienia mogą powodować trudności dla pracownika lub uprawnionych osób.
Podsumowując, art. 94(12) KP daje prawo do dostępu do dokumentacji pracowniczej na wniosek osoby uprawnionej, z minimalnymi formalnościami co do formy. W indywidualnej sytuacji warto skonsultować się z prawnikiem, aby prawidłowo sformułować i złożyć wniosek oraz ewentualnie dochodzić swoich praw na drodze formalnej.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.
