Art. 94¹¹.

Art. 94 Kodeksu pracy wprowadza zasadę równoważności dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej i papierowej. Oznacza to, że dokumenty dotyczące pracowników, które są przechowywane cyfrowo, mają taką samą moc prawną jak tradycyjne dokumenty w formie papierowej. Przepis ten jest ważny zwłaszcza w kontekście postępu technologicznego oraz cyfryzacji procesów kadrowych i administracyjnych w zakładach pracy. Dokumentacja obejmuje m.in. akta osobowe, świadectwa pracy, czy inne dokumenty związane z zatrudnieniem. Przepisy tego artykułu wskazują na dopuszczalność stosowania formy elektronicznej, co ułatwia zarządzanie danymi pracowników i pozwala na oszczędność miejsca oraz szybki dostęp do informacji. Przepis ten nie określa szczegółowych wymogów technicznych dotyczących prowadzenia dokumentacji elektronicznej, pozostawiając je do uregulowania w innych aktach prawnych lub wewnętrznych procedurach przedsiębiorstwa. Artykuł 94 KP ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie zakład pracy decyduje się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zamiast lub obok papierowej. Nie jest więc to obowiązek, ale jedna z możliwych form prowadzenia akt. Równoważność oznacza też, że dokumenty elektroniczne mogą być wykorzystywane jako dowody w sprawach pracowniczych na równi z dokumentami papierowymi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą korzystać z nowoczesnych systemów informatycznych i platform kadrowych przy zarządzaniu danymi personalnymi. Przykładem zastosowania Art. 94 KP jest sytuacja, gdy dział kadr firmy prowadzi akta osobowe pracowników w specjalnym programie komputerowym i nie archiwizuje papierowych wersji tych dokumentów. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy dokumentacja elektroniczna jest uznawana za kompletną i prawidłową, jeśli spełnia wymogi formalne. Takie rozwiązanie pozwala na szybkie wyszukiwanie informacji, dostęp zdalny oraz zabezpieczenia przed zgubieniem dokumentów. Jednakże zdarza się, że niektóre podmioty popełniają błędy, na przykład nie zapewniają odpowiedniego zabezpieczenia danych lub nie przestrzegają przepisów dotyczących podpisów elektronicznych tam, gdzie to wymagane. Kolejnym częstym nieporozumieniem jest przekonanie, że dokumentacja papierowa musi być przechowywana równolegle z elektroniczną, podczas gdy Art. 94 KP pozwala na korzystanie wyłącznie z formy elektronicznej. Ważne jest także, aby pamiętać o wymogach RODO i innych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych przy prowadzeniu dokumentacji w formie cyfrowej. Artykuł 94 KP jasno przesądza o równej wartości obu form dokumentacji, co stanowi istotne ułatwienie dla pracodawców. W przypadku indywidualnych wątpliwości dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.