Art. 23¹a Kodeksu pracy umożliwia zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą a reprezentacją pracowników, które pozwala na ustalenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te wynikające z indywidualnych umów o pracę. Warunek ten dotyczy sytuacji, gdy sytuacja finansowa pracodawcy uzasadnia takie działanie oraz gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Porozumienie określa zakres oraz czas, przez który mają obowiązywać zmienione warunki zatrudnienia, ale nie może ono być stosowane dłużej niż przez trzy lata. Pracodawca zawiera takie porozumienie z organizacją związkową reprezentującą pracowników albo, jeśli takiej organizacji u niego nie ma, z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Z chwilą zawarcia porozumienia, warunki umów o pracę zostają na czas jego obowiązywania zastąpione zapisami porozumienia w uzgodnionym zakresie. Ponadto, pracodawca obowiązany jest przekazać porozumienie właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy, a gdy porozumienie zawarto z organizacją związkową – informacja o nim jest wpisywana do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych z 2025 roku.
Przepis ma na celu ułatwienie pracodawcom, którzy nie są objęci układem zbiorowym i zatrudniają niewielką liczbę pracowników, wprowadzenia zmian w warunkach zatrudnienia, które są zgodne z trudnościami finansowymi firmy, jednocześnie zapewniając ochronę pracownikom poprzez konieczność uzyskania porozumienia z ich reprezentacją. Zawiadomienie inspektora pracy oraz wpis do ewidencji służą kontroli prawidłowości takich działań.
Przykładowa sytuacja zastosowania przepisu to firma zatrudniająca 15 osób, która z powodu kryzysu finansowego musi tymczasowo obniżyć wynagrodzenia lub zmienić godziny pracy. Przedsiębiorca zawiera wówczas porozumienie z przedstawicielstwem pracowników, wyznaczając czas trwania i zakres nowych warunków. Dzięki temu działanie jest legalne i chroni obie strony, a warunki zawarte w indywidualnych umowach o pracę na czas obowiązywania porozumienia przestają obowiązywać.
Często spotykane nieporozumienia to błędne przekonanie, że takie zmiany można wprowadzać jednostronnie, bez porozumienia z pracownikami lub ich reprezentacją. Należy również pamiętać, że porozumienie nie może przekroczyć okresu trzech lat. Innym problemem bywa mylenie tej instytucji z układami zbiorowymi pracy, które mają szerszy zakres i inne warunki stosowania. Art. 23¹a KP wymaga ścisłego przestrzegania procedur, a wątpliwości co do jego zastosowania warto konsultować z prawnikiem, aby uniknąć naruszeń prawa pracy.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.