Art. 94⁹ Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek informowania pracowników o zmianach dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepis wskazuje, że informacja ta powinna być przekazywana w sposób przyjęty u danego pracodawcy, co oznacza dostosowanie formy przekazu do panujących w firmie zwyczajów lub regulacji wewnętrznych. Dodatkowo pracodawca musi poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianach. Obowiązek ten dotyczy zarówno obecnych pracowników, jak i byłych, których powiadamia się w formie papierowej lub elektronicznej. W sytuacji śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo do odbioru dokumentacji przysługuje członkom rodziny wskazanym w par. 3, w tym dzieciom, małżonkowi i rodzicom, włączając osoby przysposabiające oraz opiekunów prawnych. Ten przepis ma charakter gwarancyjny i chroni interesy pracowników oraz ich rodzin poprzez zapewnienie dostępu do ważnych informacji dotyczących zatrudnienia oraz historii pracy.
Przepis ma zastosowanie zawsze wtedy, gdy pracodawca dokonuje zmian w sposobie prowadzenia lub przechowywania dokumentów pracowniczych. Pracodawca musi powiadomić pracowników o tej zmianie oraz umożliwić im odbiór wcześniejszej postaci dokumentacji, aby mogli zachować potrzebne dla siebie informacje. Dotyczy to zarówno dokumentacji w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Zawiadomienia o odbiorze mogą być przekazywane obecnym pracownikom w sposób ustalony u pracodawcy, a byłym w formie papierowej lub elektronicznej, co pokazuje dbałość o zapewnienie kontaktu z osobami, które nie pracują już u danego pracodawcy. Przepis obejmuje także sytuację śmierci pracownika, wskazując konkretne osoby uprawnione do odbioru dokumentacji, co pozwala na uporządkowane przekazywanie dokumentów bliskim zmarłego.
Przykładowa sytuacja to firma, która decyduje się na przejście z dokumentacji papierowej do systemu elektronicznego. Pracodawca informuje pracowników o tej zmianie oraz daje im możliwość odbioru starych dokumentów w ciągu 30 dni. Były pracownik, który nie jest już zatrudniony, otrzymuje powiadomienie mailowe o sposobie odbioru jego dokumentacji, a w razie śmierci pracownika jego małżonek kontaktuje się z firmą, aby odebrać dokumenty zgodnie z uprawnieniami wskazanymi w art. 94⁹ par. 3. Dzięki temu wszyscy zainteresowani mają jasność co do ich praw i możliwości dostępu do dokumentów.
Częstym nieporozumieniem jest mylenie obowiązku informacyjnego z obowiązkiem bezwzględnego przekazania dokumentacji na ręce pracownika czy rodziny. Przepis przewiduje jedynie możliwość odbioru dokumentacji przez uprawnione osoby, a nie obowiązek wręczenia dokumentów bezpośrednio. Ponadto niektóre podmioty mogą nieprawidłowo interpretować termin 30 dni, sądząc, że jest to termin na samą informację, a nie na odbiór dokumentów. Ponadto, nieprecyzyjne definiowanie osób uprawnionych do odbioru w razie śmierci pracownika może prowadzić do pomijania niektórych z nich. Dlatego ważne jest dokładne stosowanie art. 94⁹ KP zgodnie z jego literalnym brzmieniem. W konkretnych przypadkach warto zwrócić się o poradę do prawnika, aby odpowiednio zinterpretować i stosować przepis w danej sytuacji.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.