Art. 67 25 Kodeksu pracy ustanawia, iż pracodawca, który organizuje pracę zdalną dla pracownika, jest zobowiązany do zapewnienia mu materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków zdalnie, w tym urządzeń technicznych. Przepis wskazuje ponadto, że pokrycie przez pracodawcę kosztów związanych z tą formą pracy oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie są traktowane jako przychód pracownika w rozumieniu obowiązujących przepisów podatkowych, a dokładnie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oznacza to, że świadczenia takie nie podlegają opodatkowaniu i nie wpływają na podstawę opodatkowania wynagrodzenia pracownika.
Przepis kieruje się do sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną, czyli spoza stałego miejsca pracy, najczęściej z domu. Ma on zastosowanie wtedy, gdy pracodawca sam zapewnia narzędzia potrzebne do realizacji obowiązków zawodowych lub zwraca koszty ich nabycia czy użytkowania. Ponadto ma znaczenie w rozliczeniach podatkowych pracownika, ponieważ wyklucza obowiązek opodatkowania takich świadczeń, które w innym przypadku mogłyby być uznane za dodatkowy przychód.
W praktyce przepis ten znajduje zastosowanie na przykład wtedy, gdy pracodawca przekazuje pracownikowi komputer i telefon do pracy zdalnej oraz refunduje wydatki na Internet lub prąd związane z pracą z domu. Dzięki temu pracownik nie musi wykazywać tych świadczeń jako przychodu, a pracodawca ma jasność, że nie powoduje to powstania obciążeń podatkowych po stronie zatrudnionego. Taka regulacja wspiera rozwój pracy zdalnej, niwelując formalne i finansowe bariery dla obu stron.
Często popełnianym błędem jest traktowanie tych świadczeń jak standardowego dochodu pracownika i próba wliczania ich do podstawy opodatkowania. Również niekiedy pracodawcy nie precyzują jasno, jakie koszty i materiały podlegają zwolnieniu podatkowemu, co prowadzi do nieporozumień. Warto także pamiętać, że przepis dotyczy wyłącznie kosztów i narzędzi niezbędnych do pracy zdalnej, a nie wszystkich wydatków ponoszonych przez pracownika w domu.
W przypadku wątpliwości związanych z indywidualną sytuacją dotyczącą pracy zdalnej i związanych z nią kosztów, rekomenduje się konsultację z prawnikiem lub doradcą podatkowym, co pozwoli na prawidłowe zastosowanie Art. 67 25 KP i zapobiegnie ewentualnym problemom podatkowym lub pracowniczym.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.