Art. 168 Kodeksu pracy określa szczegółowo termin, do którego niewykorzystany urlop wypoczynkowy musi zostać udzielony pracownikowi. Zgodnie z tym przepisem, urlop niewykorzystany w terminie ustalonym według art. 163 KP powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przepis ten stanowi uregulowanie, które ma na celu zapewnienie, że pracownik uzyska prawo do wypoczynku przysługującego mu za dany rok w określonym, gwarantującym przejrzystość czasie. Wyjątek od tej reguły stanowi część urlopu udzielanego na podstawie art. 167^2, która nie podlega terminowi 30 września, co wskazuje na specjalne traktowanie określonych sytuacji urlopowych przez ustawodawcę.
Ten przepis znajduje zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik z różnych powodów nie wykorzystał w całości lub w części przysługującego mu urlopu w terminie ustalonym zgodnie z art. 163, czyli w danym roku kalendarzowym. Wówczas pracodawca ma obowiązek udzielić pozostałej części urlopu do końca pierwszego kwartału kolejnego roku, dokładnie do 30 września. Ma to na celu umożliwienie pracownikowi skorzystania z niewykorzystanego urlopu oraz uniknięcie sytuacji, w której urlop ulega przedawnieniu lub pracownik traci prawo do wypoczynku przysługującego mu za poprzedni rok pracy. Przepis ten zapobiega też niekorzystnym skutkom dla pracodawcy wynikającym z niewykorzystania urlopu przez pracownika.
Przykładem codziennego zastosowania art. 168 KP może być sytuacja, gdy pracownik w roku 2023 nie wykorzystał pełnego urlopu wypoczynkowego, ponieważ na przykład był na zwolnieniu lekarskim. Pracodawca powinien w takiej sytuacji udzielić zaległego urlopu najpóźniej do 30 września 2024 roku, aby pracownik mógł go wykorzystać i odpocząć. Jeśli z jakiś względów urlop nie zostanie wtedy udzielony, pracownik może stracić prawo do tej części urlopu za 2023 rok. Ważne jest więc, aby pracodawcy pamiętali o tym terminie i planowali udzielanie urlopów odpowiednio wcześniej.
Często pojawiają się błędy i nieporozumienia dotyczące terminu udzielenia urlopu niewykorzystanego zgodnie z art. 168 KP. Jednym z nich jest mylne przekonanie, że urlopu tego nie trzeba udzielać, jeśli pracownik nie zgłosił takiego zamiaru. Inni błędnie uważają, że wystarczy udzielić zaległego urlopu do końca danego roku kalendarzowego, co przeczy obowiązującemu terminowi do 30 września roku następnego. Istotne jest również, by nie mylić tego przepisu z zasadami dotyczącymi urlopu udzielanego zgodnie z art. 167^2 KP, który ma odmienne terminy udzielania. Artykuł 168 podkreśla znaczenie ochrony uprawnienia do urlopu i wskazuje obowiązek pracodawcy w tym zakresie. W każdym przypadku indywidualnym, szczególnie jeśli pojawiają się wątpliwości co do terminu udzielenia urlopu, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.