Co stanowi przepis
Art. 725 KPC reguluje ostatni etap postępowania o odtworzenie zaginionych lub zniszczonych akt sądowych. Przepis zakłada, że w pierwszej kolejności sąd próbuje odtworzyć akta w trybie przewidzianym w artykułach poprzedzających, czyli przede wszystkim w oparciu o zachowane dokumenty, odpisy urzędowe i inne materiały pozostające w dyspozycji sądu lub organów. Dopiero gdy tą drogą nie da się uzyskać wystarczającego rezultatu, przewodniczący wzywa strony do złożenia dokładnych oświadczeń co do treści pism, które zaginęły lub uległy zniszczeniu. Strony mają przy tym wskazać dowody na twierdzenia zawarte w tych pismach. Przepis wyraźnie dopuszcza korzystanie z materiałów o charakterze nieoficjalnym: prywatnych odpisów, innych pism oraz notatek, jeżeli mogą one pomóc w odtworzeniu akt.
Kiedy przepis ma zastosowanie
Art. 725 KPC znajduje zastosowanie wyłącznie w toku postępowania o odtworzenie akt, a więc wtedy, gdy akta sprawy cywilnej w całości lub w części przestały istnieć - na przykład wskutek pożaru, zalania, kradzieży czy zaginięcia podczas przesyłki. Warunkiem sięgnięcia po ten przepis jest bezskuteczność wcześniejszych sposobów odtworzenia, opartych na dokumentach urzędowych i zachowanych egzemplarzach pism. Przepis ma więc charakter subsydiarny i uruchamia się dopiero po wyczerpaniu drogi dokumentowej. Adresatem wezwania są strony postępowania, a czynność podejmuje przewodniczący, nie zaś sąd w składzie orzekającym. Zakres oświadczeń obejmuje treść zaginionych pism oraz dowody, które miały potwierdzać zawarte w nich twierdzenia.
Przykład
W sprawie o zapłatę akta sądowe uległy zniszczeniu wskutek zalania archiwum. Sąd ustala, że zachował się jedynie odpis pozwu, brakuje natomiast odpowiedzi na pozew, pisma powoda z rozszerzeniem żądania oraz załączonych do nich dokumentów. Ponieważ odtworzenie w oparciu o dokumenty urzędowe okazało się niemożliwe, przewodniczący wzywa obie strony do złożenia dokładnych oświadczeń o treści tych pism. Pełnomocnik pozwanego składa kopie pism zachowane w aktach kancelaryjnych oraz własne notatki z rozprawy, a powód przedstawia prywatne odpisy faktur, na które powoływał się w zaginionym piśmie - materiały te posłużą do odtworzenia akt.
Częste nieporozumienia
Pierwszym błędem jest traktowanie art. 725 KPC jako podstawy do ponownego prowadzenia sporu co do meritum: celem tej procedury jest odtworzenie stanu akt, a nie rozstrzyganie sprawy. Drugim nieporozumieniem jest przekonanie, że przydatne są wyłącznie dokumenty urzędowe - przepis wprost dopuszcza prywatne odpisy, pisma i notatki. Nie oznacza to jednak, że sąd przyjmie każde oświadczenie strony bezkrytycznie; oświadczenia mają być dokładne i poparte dowodami. Warto też pamiętać, że przepis nie zwalnia stron ze współdziałania - bierność może utrudnić odtworzenie akt i wydłużyć postępowanie. W indywidualnej sprawie ocena zakresu i formy wymaganych oświadczeń może być złożona, dlatego warto skonsultować się z prawnikiem.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.
