Art. 694^4a.

Co dokładnie stanowi przepis

Art. 694(4a) KPC odpowiada na pytanie, w którym momencie dochodzi do skutecznego elektronicznego poświadczenia odpisu dokumentu oraz elektronicznego uwierzytelnienia odpisu pełnomocnictwa w postępowaniu prowadzonym w systemie teleinformatycznym. Zgodnie z § 1 czynność ta następuje z chwilą wprowadzenia odpisu dokumentu lub odpisu pełnomocnictwa do systemu teleinformatycznego przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym albo przez radcę lub referendarza Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawodawca rezygnuje więc z odrębnej klauzuli poświadczającej i wiąże skutek prawny z samą czynnością techniczną wgrania pliku przez uprawnioną osobę zalogowaną do systemu. Paragraf 2 nakazuje stosować tę zasadę odpowiednio do podmiotu, który dokonuje zgłoszenia okoliczności, o których mowa w art. 41 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Dzięki temu krąg osób mogących skutecznie poświadczyć odpis w formie elektronicznej jest jasno wyznaczony przez sam przepis.

Kiedy przepis ma zastosowanie

Norma znajduje zastosowanie tam, gdzie czynności procesowe dokonywane są za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a więc przede wszystkim w postępowaniu rejestrowym objętym regulacją art. 694(1) i następnych KPC. Warunkiem skorzystania z niej jest to, aby osoba wprowadzająca dokument należała do jednej z kategorii wymienionych w § 1 albo była podmiotem, o którym mowa w § 2. Przepis dotyczy zarówno odpisów dokumentów stanowiących załączniki do wniosku, jak i odpisu samego pełnomocnictwa udzielonego danemu pełnomocnikowi. Nie zmienia on natomiast reguł dotyczących tego, jakie dokumenty w danej sprawie należy złożyć ani czy w konkretnym wypadku wymagany jest oryginał lub forma notarialna. Art. 694(4a) KPC reguluje wyłącznie moment i sposób dokonania poświadczenia bądź uwierzytelnienia w środowisku elektronicznym.

Przykład zastosowania

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zmienia adres siedziby i zleca zgłoszenie zmiany radcy prawnemu. Radca prawny loguje się do systemu teleinformatycznego, przygotowuje wniosek, a następnie wprowadza skany uchwały wspólników oraz udzielonego mu pełnomocnictwa. W momencie wgrania tych plików do systemu odpisy są już poświadczone i uwierzytelnione w rozumieniu art. 694(4a) KPC, bez konieczności składania odrębnego oświadczenia o zgodności z oryginałem. Sąd rejestrowy traktuje takie odpisy tak samo jak poświadczone tradycyjnie, o ile czynności dokonała osoba uprawniona.

Częste nieporozumienia

Najczęstszym błędem jest przekonanie, że poświadczenie elektroniczne wymaga dodatkowej formuły w treści pliku albo osobnego podpisu na każdym załączniku. Innym nieporozumieniem jest zakładanie, że dokumenty może wgrać dowolny pracownik kancelarii, podczas gdy skutek z art. 694(4a) KPC wiąże się z działaniem konkretnej, uprawnionej osoby. Zdarza się też mylenie poświadczenia odpisu z potwierdzeniem prawdziwości treści dokumentu - przepis dotyczy wyłącznie zgodności odpisu z dokumentem, a nie oceny jego wiarygodności. Warto również pamiętać, że przepis nie zwalnia z obowiązku uiszczenia opłat ani z zachowania pozostałych wymogów formalnych wniosku. W sprawie indywidualnej warto skonsultować się z prawnikiem, który oceni konkretne okoliczności.