Art. 694^3b.

Co stanowi przepis

Art. 694(3b) KPC formułuje prostą, ale istotną regułę techniczno-procesową: jeżeli pismo jest wnoszone do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, to dołączane do niego załączniki również muszą mieć postać elektroniczną. Przepis przesądza więc o jednolitości formy pisma i jego załączników - nie można wnieść pisma drogą elektroniczną, a jednocześnie donieść do sądu papierowe załączniki w tradycyjny sposób. Norma ta wpisuje się w regulacje dotyczące postępowania rejestrowego i innych postępowań prowadzonych z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, gdzie akta i komunikacja z sądem prowadzone są w środowisku cyfrowym. Celem przepisu jest zapewnienie, by cała dokumentacja sprawy była dostępna w jednym, spójnym formacie, co usprawnia obieg pism i pracę sądu.

Kiedy przepis ma zastosowanie

Przepis stosuje się wtedy, gdy strona lub uczestnik postępowania decyduje się skorzystać z drogi elektronicznej i składa pismo przez system teleinformatyczny udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości. Przesłanką jego zastosowania jest zatem sam fakt wniesienia pisma tą drogą - jeżeli pismo składane jest w formie papierowej w biurze podawczym lub przesyłane pocztą, art. 694(3b) KPC nie znajduje zastosowania. Obowiązek dotyczy wszystkich załączników, a więc zarówno dokumentów stanowiących podstawę wniosku, jak i pełnomocnictw czy dowodów uiszczenia opłat, o ile mają być złożone razem z pismem. W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania dokumentów w formacie akceptowanym przez system i opatrzenia ich - tam, gdzie przepisy szczególne tego wymagają - odpowiednim podpisem elektronicznym.

Przykład

Wspólnik spółki chce złożyć wniosek do sądu rejestrowego, korzystając z systemu teleinformatycznego. Do wniosku musi dołączyć uchwałę zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników. Ponieważ pismo główne jest wnoszone elektronicznie, zgodnie z art. 694(3b) KPC obie te uchwały i lista muszą zostać dołączone w postaci elektronicznej - nie wystarczy zapowiedzieć, że dokumenty zostaną dosłane pocztą. Wnioskodawca przygotowuje więc pliki dokumentów zgodnie z wymaganiami technicznymi systemu i załącza je do wniosku przed jego wysłaniem.

Częste nieporozumienia

Najczęstszym błędem jest przekonanie, że dopuszczalne jest mieszanie form: pismo elektroniczne plus papierowe załączniki dosyłane osobno. Art. 694(3b) KPC takiej możliwości nie przewiduje. Drugim nieporozumieniem jest utożsamianie "postaci elektronicznej" z dowolnym plikiem - w praktyce znaczenie mają wymagania techniczne systemu oraz przepisy szczególne dotyczące formy dokumentów i podpisu. Trzeci błąd to zakładanie, że przepis zwalnia z obowiązku posiadania oryginałów dokumentów - obowiązki materialnoprawne i dowodowe pozostają odrębną kwestią. Warto też pamiętać, że braki w załącznikach mogą prowadzić do wezwania do uzupełnienia pisma.

W sprawie indywidualnej, zwłaszcza gdy dotyczy ona konkretnego wniosku i terminów procesowych, warto skonsultować się z prawnikiem.