Art. 694⁴.

Co stanowi przepis

Art. 694(4) KPC reguluje formę, w jakiej należy przedkładać dokumenty w postępowaniu rejestrowym dotyczącym Krajowego Rejestru Sądowego. Zasadą wyrażoną w § 1 jest, że dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo w urzędowo poświadczonych odpisach lub wyciągach. Paragraf 1(1) dotyczy sytuacji, w których konieczne jest badanie tytułu wykonawczego, o którym mowa w art. 783 § 4 KPC - wówczas do wniosku dołącza się dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego, pozwalający sądowi zweryfikować istnienie i treść tego tytułu, a sama weryfikacja następuje przed rozpoznaniem wniosku przez sędziego lub referendarza sądowego. Paragraf 2 przewiduje, że załączniki do wniosku składanego przez system teleinformatyczny, sporządzone w postaci elektronicznej, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Gdy dokumenty powstały w postaci papierowej, § 2(2) dopuszcza dołączenie ich odpisów elektronicznie poświadczonych przez notariusza, występującego w sprawie adwokata lub radcę prawnego albo radcę lub referendarza Prokuratorii Generalnej RP, bądź elektronicznych kopii dokumentów.

Kiedy przepis ma zastosowanie

Przepis stosuje się w każdej sprawie rejestrowej dotyczącej KRS, a więc przy pierwszej rejestracji podmiotu, przy zgłaszaniu zmian danych oraz przy składaniu dokumentów wyłącznie do akt rejestrowych. Ma znaczenie zarówno dla wniosków papierowych, jak i dla wniosków wnoszonych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, gdzie forma podpisu elektronicznego jest ściśle określona. Szczególna reguła z § 2(3) uruchamia się wtedy, gdy do wniosku dołączono jedynie elektroniczną kopię dokumentu papierowego - wówczas oryginał albo urzędowo poświadczony odpis lub wyciąg należy przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma, a odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy art. 130 § 1-4 KPC o brakach formalnych. Paragraf 2(4) pozwala podmiotom zgłaszającym okoliczności wskazane w art. 41 pkt 1 i 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym samodzielnie dokonać elektronicznego poświadczenia dokumentów.

Przykład

Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejmują uchwałę o zmianie składu zarządu i chcą ujawnić zmianę w rejestrze. Wniosek składają przez system teleinformatyczny, ale protokół zgromadzenia oraz oświadczenia nowych członków zarządu mają postać papierową. Mogą dołączyć skany tych dokumentów jako elektroniczne kopie, jednak wtedy w ciągu 3 dni od złożenia wniosku muszą przesłać do sądu rejestrowego oryginały lub urzędowo poświadczone odpisy. Alternatywnie reprezentujący ich radca prawny może poświadczyć odpisy elektronicznie i wówczas dodatkowa przesyłka papierowa nie jest potrzebna.

Częste nieporozumienia

Najczęstszym błędem jest przekonanie, że zwykły skan dokumentu wystarcza definitywnie - tymczasem art. 694(4) KPC wiąże z elektroniczną kopią obowiązek uzupełnienia w krótkim, 3-dniowym terminie. Mylone bywa też poświadczenie przez pełnomocnika z poświadczeniem przez dowolną osobę: uprawnienie to przysługuje wyłącznie wskazanym w przepisie podmiotom. Nie każdy podpis elektroniczny jest równoważny - dopuszczalne są kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty. W indywidualnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem, który oceni, jaka forma dokumentów będzie właściwa.