Art. 128 Kodeksu postępowania cywilnego szczegółowo określa zasady dołączania do pism procesowych odpisów i załączników w toku postępowania cywilnego. Przepis ten wskazuje, że każdemu pismu procesowemu powinny towarzyszyć jego odpisy oraz odpisy załączników, które mają być doręczone innym uczestnikom sprawy. Ponadto, jeżeli w danym sądzie nie złożono załączników w oryginale, należy dołączyć po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Wersje te służą transparentności postępowania i umożliwiają wszystkim stronom pełne zapoznanie się z dokumentacją. W dobie cyfryzacji wprowadzono także regulacje dotyczące pism składanych elektronicznie – w takich przypadkach załączniki powinny być dołączane w formie elektronicznej, co ułatwia ich obsługę i archiwizację. Art. 128 ustanawia też reguły wyjątkowe dla oryginałów dokumentów papierowych, gdy zachodzi szczególny obowiązek ich złożenia – w takich przypadkach oryginały te powinny być składane do sądu z pominięciem elektronicznego systemu składania pism lub, gdy wymaga tego przepis szczególny lub decyzja sądu, w terminie 3 dni roboczych po dokonaniu elektronicznego wniesienia pisma. Regulacje te mają na celu zachowanie formalnej ważności postępowania oraz zapewnienie dowodów w ich oryginalnej formie tam, gdzie jest to konieczne.
Przepis ten ma zastosowanie w każdej sytuacji, gdy strony postępowania cywilnego składają pisma procesowe, zarówno tradycyjnie w formie papierowej, jak i przez systemy elektroniczne. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, które mają służyć jako dowody w sprawie lub uzasadnienia dla twierdzeń procesowych. Ponadto zasady te obowiązują niezależnie od rodzaju sprawy cywilnej, przy czym szczególne wymogi dotyczące składania oryginałów wynikają z innych przepisów lub indywidualnych decyzji sądu. Wprowadzenie formy elektronicznej załączników odpowiada na potrzeby nowoczesnego postępowania, ułatwiając komunikację oraz ograniczając obieg papieru.
Przykładem jest sytuacja, gdy strona składa pozew wraz z załącznikami – na przykład umową jako dowodem. Strona musi dołączyć odpis pozwu i umowy dla pozwanego oraz do akt sądowych. Jeśli pismo jest wysyłane przez portal informacyjny, załączniki muszą być załączone w formie elektronicznej. Jeżeli jednak sąd wymaga oryginału papierowego umowy, strona powinna dostarczyć ten dokument do sądu osobiście w ciągu trzech dni roboczych od złożenia pisma elektronicznego. Dzięki temu proces toczy się sprawnie, a dowody są odpowiednio zabezpieczone.
W praktyce często popełnianym błędem jest niedołączenie do pism odpowiedniej liczby odpisów dla uczestników postępowania, co może skutkować nieważnością doręczeń i opóźnieniami. Innym problemem jest przeoczenie obowiązku dostarczenia oryginałów dokumentów papierowych, gdy są one wymagane – w szczególności w terminie 3 dni roboczych. Również nie zawsze poprawnie dołączane są załączniki w formie elektronicznej do pism składanych przez internet, co może budzić wątpliwości formalne. Z uwagi na szczegółowość i formalizm przepisów art. 128 KPC, w sprawie indywidualnej warto skonsultować się z prawnikiem, który pomoże właściwie spełnić wszystkie wymogi proceduralne i uniknąć błędów mogących wpłynąć na przebieg postępowania.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.
