Co dokładnie stanowi przepis
Art. 1162 KPC reguluje formę zapisu na sąd polubowny, czyli porozumienia, w którym strony poddają swój spór pod rozstrzygnięcie arbitrażu zamiast sądu państwowego. Paragraf 1 ustanawia zasadę ogólną: zapis powinien być sporządzony na piśmie. Paragraf 2 tę zasadę uelastycznia i wskazuje dwa dodatkowe sposoby dochowania wymogu formy. Pierwszy to zamieszczenie zapisu w pismach lub oświadczeniach wymienionych między stronami za pomocą środków porozumiewania się na odległość, o ile środki te pozwalają utrwalić treść oświadczeń. Drugi to powołanie się w umowie na odrębny dokument zawierający klauzulę arbitrażową - wymóg formy jest wtedy spełniony, jeżeli sama umowa jest sporządzona na piśmie, a odesłanie ma taki charakter, że czyni zapis częścią składową umowy.
Kiedy przepis ma zastosowanie
Przepis stosuje się zawsze wtedy, gdy oceniana jest skuteczność zapisu na sąd polubowny pod względem formalnym. Nabiera on znaczenia przede wszystkim w dwóch momentach: gdy pozwany przed sądem państwowym podnosi zarzut zapisu na sąd polubowny oraz gdy badana jest ważność wyroku arbitrażowego. Znaczenie ma tu każda forma utrwalonej korespondencji handlowej - wymiana pism, faksów, wiadomości elektronicznych - o ile z niej wynika zgodna wola stron poddania sporu arbitrażowi. W praktyce najwięcej wątpliwości budzi drugi wariant z § 2, czyli odesłanie do regulaminu, ogólnych warunków umów czy wzorca zawierającego klauzulę arbitrażową. Kluczowe jest wówczas, czy odesłanie jest na tyle wyraźne, że klauzula staje się elementem samej umowy, a nie jedynie dokumentem luźno wspomnianym.
Przykład
Dwie spółki negocjują dostawę komponentów wyłącznie mailowo. W jednej wiadomości dostawca proponuje, aby ewentualne spory rozstrzygał wskazany sąd arbitrażowy, a odbiorca w odpowiedzi wprost to akceptuje. Mimo braku jednego papierowego dokumentu z podpisami wymóg formy z art. 1162 KPC jest spełniony, ponieważ oświadczenia zostały wymienione środkami pozwalającymi utrwalić ich treść. Gdyby natomiast strony podpisały pisemną umowę, która stwierdza, że w zakresie nieuregulowanym stosuje się regulamin dostaw zawierający klauzulę arbitrażową, i odesłanie to obejmuje ten regulamin jako część umowy, także doszłoby do skutecznego zapisu.
Częste nieporozumienia
Pierwszy błąd to przekonanie, że zapis wymaga zawsze jednego dokumentu podpisanego przez obie strony - § 2 wyraźnie temu przeczy. Drugi to założenie, że wystarczy ustne uzgodnienie potwierdzone świadkami; sama rozmowa telefoniczna, która nie została utrwalona, nie spełnia wymogu formy. Trzeci to mylenie dochowania formy z ważnością zapisu co do treści - art. 1162 KPC odnosi się wyłącznie do formy, a zapis musi spełniać także inne wymagania wynikające z Kodeksu postępowania cywilnego. Czwarty to przyjmowanie, że ogólnikowa wzmianka o cudzym wzorcu wystarczy - odesłanie musi realnie włączać klauzulę do umowy. W indywidualnej sprawie warto skonsultować się z prawnikiem, ponieważ ocena skuteczności konkretnego zapisu zależy od treści dokumentów i przebiegu korespondencji.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.