Art. 22¹b Kodeksu pracy określa szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych. Paragraf 1 stanowi, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika musi być wyrażona dobrowolnie i zawsze wynikać z inicjatywy tej osoby; tylko wtedy zgoda może stanowić podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych wymienionych w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, czyli danych szczególnie chronionych. Jednocześnie odnosi się do art. 22¹a § 2 KP, gdzie zapewniono odpowiednią ochronę i ograniczenia dotyczące zgód pracowników w tym zakresie. W paragrafie 2 przepis dopuszcza możliwość przetwarzania danych biometrycznych pracownika, jeśli jest to niezbędne do kontroli dostępu do ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony – stanowi to wyjątek od ogólnych reguł dotyczących danych wrażliwych. Wreszcie, paragraf 3 wskazuje, że dostęp do danych określonych w paragrafie 1 może mieć tylko osoba posiadająca pisemne upoważnienie wydane przez pracodawcę, a osoby te są zobowiązane do zachowania tajemnicy dotyczącej tych danych. Przepis ten ma zastosowanie w sytuacjach, gdy pracodawca przetwarza dane szczególnie chronione, takie jak dane dotyczące zdrowia czy dane biometryczne. Przepis precyzuje, że zgoda musi być dobrowolna i inicjowana przez pracownika lub kandydata do pracy, co ma chronić przed przymusem i nadużyciami ze strony pracodawcy. Dodatkowo dopuszcza się przetwarzanie danych biometrycznych wyłącznie w określonych, uzasadnionych sytuacjach związanych z ochroną informacji i pomieszczeń, co odzwierciedla potrzebę równowagi między bezpieczeństwem a prawem do prywatności. Przykładem zastosowania art. 22¹b może być sytuacja, gdy pracodawca w firmie informatycznej wymaga od pracownika podania odcisku palca w celu kontroli dostępu do serwerowni. Zgoda pracownika musi być udzielona dobrowolnie, a tylko upoważnione osoby mają dostęp do tych danych, które muszą być chronione w tajemnicy. Przepis ten pomaga zapobiegać nieuprawnionemu wykorzystywaniu danych biometrycznych lub innych danych szczególnie chronionych przez osoby nieupoważnione. Często pojawiają się błędy w stosowaniu tego artykułu, np. traktowanie zgody jako jedynej podstawy przetwarzania danych osobowych, gdy często konieczne jest także spełnienie innych przesłanek wynikających z RODO lub prawa pracy. Innym nieporozumieniem jest niedopełnienie obowiązku wyraźnego upoważnienia osób przetwarzających dane lub przekazywanie ich osobom nieuprawnionym. Wreszcie, brak właściwej dokumentacji dotyczącej zgody i upoważnień może prowadzić do naruszeń przepisów. Podsumowując, art. 22¹b KP stanowi istotny element ochrony danych osobowych pracowników, zwłaszcza danych wrażliwych, i wymaga od pracodawców zachowania ostrożności i ścisłego przestrzegania określonych reguł. W konkretnej sytuacji prawnej warto skonsultować się z prawnikiem, aby właściwie zinterpretować i stosować ten przepis zgodnie z obowiązującym prawem.
To wyjaśnienie ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem.