1.Zarządca rozliczeń wykonuje zadanie, o którym mowa
w art. 16 ust. 2 pkt 3, z wykorzystaniem rejestru prowadzonego w systemie
teleinformatycznym. W rejestrze gromadzi się, odrębnie dla każdego z podmiotów,
o których mowa w art. 3, dane obejmujące:1)aktualną liczbę pracowników i strukturę zatrudnienia;
2)aktualną liczbę pracowników, którym przysługują uprawnienia, o których mowa
w art. 4 ust. 1;
3)aktualną liczbę pracowników, którzy skorzystali z uprawnień, o których mowa
w art. 4 ust. 1, począwszy od dnia rozpoczęcia okresu wyłączania jednostek
wytwórczych albo systemowej redukcji, ograniczenia lub zakończenia
wydobycia węgla brunatnego, określonych zgodnie z art. 4 ust. 2 i 4;
4)aktualny imienny wykaz pracowników, którzy skorzystali z uprawnień
i świadczeń określonych w ustawie, obejmujący dane, o których mowa
w art. 10 ust. 3 pkt 3 i 4, rodzaj przyznanego uprawnienia, wysokość
przyznanego świadczenia, a w przypadku świadczeń socjalnych dodatkowo
okres ich wypłacania na rzecz pracownika;
5)aktualny imienny wykaz osób wykonujących pracę zarobkową na podstawie
stosunku pracy, umowy cywilnoprawnej, w ramach jednoosobowej działalności
gospodarczej lub na innej podstawie w podmiocie, o którym mowa w art. 3.
2.W celu realizacji ustawowych zadań zarządcy rozliczeń, o których mowa
w art. 16 ust. 2 pkt 3–6, w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, przetwarza się dane
osobowe pracodawcy, o których mowa w art. 10 ust. 3 pkt 1 i 2, oraz dane osobowe
pracowników określone w ust. 1 pkt 4.
3.Zarządca rozliczeń jest administratorem danych osobowych przetwarzanych
w rejestrze, o którym mowa w ust. 1.
4.Dane osobowe gromadzone w rejestrze, o którym mowa w ust. 1, przechowuje
się przez okres niezbędny do realizacji zadań zarządcy rozliczeń, o których mowa
w art. 16 ust. 2 pkt 3–6, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2055 r. Po tym
okresie dane osobowe niezwłocznie usuwa się.
5.Zarządca rozliczeń prowadzi rejestr, o którym mowa w ust. 1, w sposób,
który:1)uniemożliwia dokonywanie ingerencji oraz zmian w sposobie działania tego
rejestru bez zapisania w nim informacji o tym zdarzeniu;
2)umożliwia dokonanie w tym rejestrze korekty wpisanych w nim danych,
o których mowa w ust. 2;
3)zapewnia funkcję odnotowania i generowania elektronicznego potwierdzenia
zawierającego informacje o dacie i godzinie wprowadzenia danych, o których
mowa w ust. 2, ich zmiany lub korekty, oraz o zakresie tych danych, a także dane
podmiotu oraz upoważnionego użytkownika, który wprowadził dane lub dokonał
ich zmiany lub korekty.
6.Korekta, o której mowa w ust. 5 pkt 2, wymaga akceptacji administratora
danych osobowych przetwarzanych w rejestrze, o którym mowa w ust. 1.
7.Realizując zadania, o których mowa w art. 16 ust. 1, zarządca rozliczeń może
zlecać wykonanie poszczególnych czynności specjalistom lub podmiotom
zatrudniającym pracowników posiadających wiedzę i odpowiednie doświadczenie,
niezbędne do wykonywania tych czynności.
8.Zarządca rozliczeń może występować do Zakładu o udzielenie informacji
niezbędnych do realizacji zadań wynikających z art. 16 ust. 1 oraz o przeprowadzenie
postępowania wyjaśniającego lub kontroli wypłat dokonywanych na podstawie
ustawy. Zakład przeprowadza postępowanie wyjaśniające lub kontrolę na podstawie
ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U.
z 2023 r. poz. 1230, 1429 i1672). Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego
lub kontroli Zakład niezwłocznie informuje zarządcę rozliczeń o ich wynikach
9.Zarządca rozliczeń, wykonując zadania związane z weryfikacją i kontrolą
realizacji uprawnień pracowników do świadczeń socjalnych oraz jednorazowej
odprawy pieniężnej, o których mowa w art. 16 ust. 1, w tym dotyczące prowadzenia
rejestru, o którym mowa w ust. 1, wypełnia w stosunku do osób fizycznych, których
dane osobowe będą przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy,
obowiązki informacyjne określone w art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn.
zm.4)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, przez zamieszczenie
odpowiednich informacji na swoich stronach internetowych.
10.Podmioty obowiązane inne niż zarządca rozliczeń wypełniają w stosunku do
osób fizycznych, których dane osobowe będą przetwarzane w związku
z wykonywaniem przepisów ustawy, obowiązki informacyjne określone w art. 13
i art. 14 rozporządzenia 2016/679, przez zamieszczenie odpowiednich informacji na
swoich stronach internetowych lub w Biuletynie Informacji Publicznej, o ile są
obowiązane do ich prowadzenia, oraz w swoich siedzibach w widocznym miejscu.
11.Realizacja żądań, o których mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679,
następuje przez złożenie wniosku przez osobę fizyczną, której dane osobowe są
przetwarzane w związku z wykonywaniem przepisów ustawy, do właściwego
podmiotu, o którym mowa w art. 3, i przekazanie przez ten podmiot sprostowanych
lub uzupełnionych informacji do zarządcy rozliczeń. Do zarządcy rozliczeń nie stosuje
się art. 16 rozporządzenia 2016/679 w zakresie dotyczącym danych osobowych
przekazanych do zarządcy rozliczeń przez podmioty, o których mowa w art. 3.
12.W przypadku realizacji żądań, o których mowa
w art. 15 ust. 3 rozporządzenia 2016/679, w zakresie dostarczenia kopii danych
osobowych w formie papierowej przez zarządcę rozliczeń, zakres danych osobowych
obejmuje zgromadzone przez zarządcę rozliczeń dane przekazane mu przez podmioty,
o których mowa w art. 3.
13.Zarządca rozliczeń zamieszcza informacje o sposobie realizacji obowiązków,
o których mowa w ust. 9, ust. 11 zdanie drugie i ust. 12, na swoich stronach
internetowych.
14.Podmioty obowiązane inne niż zarządca rozliczeń zamieszczają informacje
o sposobie realizacji obowiązków, o których mowa w ust. 10, na swoich stronach
internetowych lub w Biuletynie Informacji Publicznej, o ile są obowiązane do ich
prowadzenia, oraz w swoich siedzibach w widocznym miejscu.
15.Zarządca rozliczeń zabezpiecza dane osobowe przetwarzane w związku
z wykonywaniem przepisów ustawy w sposób zapobiegający nadużyciom
i niezgodnemu z prawem dostępowi lub przekazywaniu tych danych, polegający
w szczególności na:1)dopuszczeniu do przetwarzania tych danych osobowych wyłącznie takich osób,
które posiadają pisemnie lub elektronicznie nadane upoważnienie do
przetwarzania tych danych;
2)zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania tych danych osobowych do
zachowania ich w poufności.
16.Przy przetwarzaniu danych osobowych zarządca rozliczeń wdraża
odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne praw i wolności osób
fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane, w szczególności przez nadawanie
uprawnień do przetwarzania tych danych minimalnej liczbie osób oraz opracowanie
procedury określającej sposób zabezpieczenia danych.